‹ Blogit

5.6.2018 9.57

7 havaintoa muutosmatkalta kohti ketterää portfolionhallintaa

  • Lean agile

Järjestämämme Talent Talk 2018 -keskustelutilaisuuden aiheeksi nousi yhteistyön merkitys portfolionhallinnassa. Portfolionhallinta on ketteryyden skaalaamisen yksi vaikeimmista asioista, koska sitä ei voi ratkaista teknologian keinoin. Portfolionhallinnan ketteröittämisessä on kyse merkittävästä, koko organisaatiota ravisuttavasta muutoksesta, jossa luodaan kokonaan uutta toimintakulttuuria.

Kokosimme yhteen Talent Talkin osallistujien huomioita portfolionhallinnan muutosmatkan varrelta. Seuraavat seitsemän havaintoa kumpuavat neljältä toimialalta, viideltä eri tahtiin edenneeltä muutosmatkalta. Lainaukset ovat Talent Talk -tilaisuudessa sanottua.

1. Päästä irti

Portfolionhallinta on yrityksen taitoa tehdä valintoja. Mihin asioihin panostamme ja kuinka paljon? Jos yritys on aiemmin jakanut esimerkiksi vuosittaisessa budjetointiprosessissaan käytössä olevat resurssit (aika, raha) tiukasti, on muutos ketterään ja rullaavaan portfolionhallintaan merkittävä kulttuuri- ja toimintatapamuutos.

Yhteinen budjetti edellyttää, että kaikki päästävät irti omastaan.

Päättäjälle se tarkoittaa luopumista nykyisestä kontrollin tunteesta, uskallusta siirtyä toiseen malliin ja ihmisiin luottamista.

2. Etsi luottopeluri ja muutoksen tukija johdosta

Kun portfolionhallinta muutetaan ketteräksi, pitää samalla koskea yrityksen perustoimintaan, kuten budjetointiin ja vuosisuunnitteluun. Monessa organisaatiossa nämä ovat keskeisiä ja vakiintuneita prosesseja, joita on vaikeaa, ellei mahdotonta, muuttaa ilman yhden tai useamman ylimmän johtajan erittäin vahvaa tukea.

Joku tulee vaatimaan jopa sinun irtisanomistasi.

Organisaation henkilöille on tärkeää tietää, kuka päättää. Kun toimintatavat muuttuvat ja päätösten tekijät vaihtuvat, tilanne koetaan jopa uhkaksi. Koska muutos on joillekin valtava, tarvitset vahvaa tukea ja selkänojaa ylimmästä johdosta.

3. ”Kukaan ei ole profeetta omalla maallaan”

Organisaation perusmalleihin kohdistuva muutos koetaan aina myös riskinä. Sen vuoksi voit tarvita paikalle ulkopuolisen henkilön oman äänesi tueksi. Käytä rohkeasti ulkopuolisia asiantuntijoita apunasi ja poimi esimerkkejä muista menestyneistä yrityksistä. Luo mahdollisimman monin tavoin uskoa sille, että muutos on mahdollinen ja organisaatiolle hyödyllinen.

portfolion hallinta

Talent Talkin ajatustenvaihto käytiin luonnonkauniilla paikalla Villa Katayassa.

4. Löydä muutoshaluinen kiintiöjäärä

Muutosta tehdessä tarvitaan avuksi myös jääriä. Niitä henkilöitä, jotka voivat kertoa sata ja yksi syytä, miksi homma ei toimi.

Kokeneet ihmiset ovat arvokkaita riippuvuuksien tunnistajia.

Sinä tarvitset myös sellaisten ihmisten apua, jotka tunnistavat muutoksen riskit. He voivat auttaa välttämään pahimmat sudenkuopat.

5. Kärkihankkeet määritellään yhteistyössä

Portfolionhallinta on taitoa tehdä valintoja ja pitää portfolio tasapainossa. Toteutettavaksi pitäisi valikoitua niitä asioita, jotka vievät yritystä kohti sen visiota ja strategisia päämääriä.

Onko portfoliomme sellainen, että portfolion hankkeiden onnistuessa yrityksen strategia toteutuu?

Priorisointi ja sen yhteydessä käytävien keskustelujen pitää luoda sellainen ympäristö ja työkalut, että ne auttavat löytämään yrityksen kokonaisedun kannalta olennaisimmat hankkeet.

6. Motivoi feedback loopiin

Motivoi feedback loopien rakentamiseen. Tästä saat kiinnekohtaa kaikelle tekemiselle. Laita kehittämisen fokukseen hypoteesi, jonka toteutumisen voi mitata. Asia ei ole valmis, kun se on tuotannossa, vaan vasta silloin, kun olet mitannut, toimiiko se halutulla tavalla. Toteutuuko tavoite, jonka alun perin asetimme? Mittaaminen ja kokeiluista oppiminen on ensisijaisen tärkeää, kun johtaminen hajautuu.

Hajautettu johtaminen onnistuu, kun feedback loop on sisäänrakennettuna kaikkeen kehittämiseen.

Rakenna sellainen ympäristö, jossa tekemisestä saadaan palautetta. Nykyisen teknologian aikana datan keräämisestä on tullut yhä helpompaa. Käytä sitä hyväksesi.

7. Kulttuuri rakentuu pienistä onnistumisista

Kulttuuri muodostuu kaikista päivittäisistä teoista. Joitain haluamme vähentää ja joitain vahvistaa. Vahvista joka päivä pieniäkin onnistumisia. Kun rakennat kulttuuria joka päivä haluttuun suuntaan, toteutuu tässäkin asiassa korkoa korolle -ilmiö. Pienistä osista kasvaa lopuksi suuri muutos.

Muutos vaatii pitkäjänteisyyttä ja edistämistä koko ajan, lukuisissa pienissä kohtaamisissa.

Portfolionhallinta on päätöksentekoa siitä, mitä asioita on tärkeää kehittää ja mitä jättää tekemättä. Portfolionhallinta on keskeisessä asemassa ketterän ja responsiivisen organisaation luomisessa, mutta tarvitsee tuekseen keskeisiä yrityksen toimintamalleja, kuten rullaavan budjetoinnin. Muutosta ei ole helppo toteuttaa, vaan se vaatii pitkäjänteisyyttä ja tukea ylimmästä johdosta. Jatkuvana prosessina portfolionhallinta toimii keskeisenä linkkinä strategian ja kehitystiimien välillä. Hyvin toimiva portfolionhallinta auttaa yritystä saamaan asioita valmiiksi ja on iso askel kohti ketterää organisaatiota.

Portfolionhallinta oli pääteemana vuotuisessa Talent Talk -keskustelutilaisuudessamme 15.5.2018. Tapahtumassa toimi alustajana Mirette Kangas Yleltä ja keskustelua fasilitoi Reni Waegelein, Talent Basen Head of Lean Transformation, joka kirjoitti tämän artikkelin tilaisuudessa sanotun pohjalta.

Tarvitsetko apua oman portfolionhallintasi kehittämiseksi? Ota meihin yhteyttä tästä ja keskustellaan lisää aiheesta.


Reni Waegelein

Kirjoittaja on pitkän linjan tietohallintojohtaja sekä strateginen ja analyyttinen kehittäjä 20 vuoden kokemuksella. Hänen työfilosofiassaan ihmiset tulevat ennen teknologiaa. Ajattelutapaa hän vie käytäntöön Talent Basen Head of Lean Transformationin roolissa ja asiakkaidemme digikehittämisen muutoshankkeissa strategioiden suunnittelusta niiden toteutukseen.

Katso profiilini

Pidätkö lukemastasi? Tilaa blogitekstimme meiliisi.