‹ Blogit

19.1.2017 6.39

Liiketoimintaprosessit – menneen talven lumiako?

  • Menetelmät

Minun täytyy heti aluksi tunnustaa jotakin. Olen prosessinörtti.

Olen ollut tekemisissä liiketoimintaprosessien kanssa koko ammatillisen urani. Kuulin toisena opiskeluvuotenani vuonna 2000 Teknillisen Korkeakoulun professorin Riitta Smedsin erittäin innostuneen esityksen aiheesta, vakuutuin aiheen tärkeydestä ja innostuin itsekin. Sillä tiellä olen edelleen. Prosessien kautta olen saanut olla tekemisissä hyvin monenlaisten asioiden ja projektien kanssa, lähtien strategisista esiselvityksistä ja päätyen tietojärjestelmien integraatiovaatimusten mallintamiseen. Olen päässyt tekemään töitä monella eri teollisuudenalalla ja monien eri prosessien kanssa. Prosessien kautta ovet ovat avautuneet yrityksen operatiivisen toimintamallin syövereihin, sillä prosessit sivuavat organisaatiorakenteita, rooleja, osaamista, yrityksessä liikkuvaa informaatiota, suorituskyvyn mittausta, johtamismalleja, asiakaskokemuksen kehittämistä jne. Kaikki liittyy kaikkeen, ja prosessikuvaukset vetävät operatiivisen toimintamallin eri aspektit yhteen. Lumoavaa!

Prosessien piirtäminen on helppoa kun mietitään yksittäisiä työnkulkukaaviota. Tällöin suurena riskinä kuitenkin on osaoptimointi – prosessin tarkoitusta ja sen vaikutuksia ja riippuvaisuuksia ei ymmärretä kunnolla osana koko organisaation operatiivista toimintamallia. Haasteellisemmaksi prosessimallinnus muuttuu, kun pyritään hahmottamaan organisaation koko prosessikartta, organisaation lävistävät ydinprosessit ja prosessien väliset rajapinnat. Tässä vaiheessa prosessimallinnukseen tulee mukaan myös vähän nörtähtävä matemaattinen vivahde, josta pidän.
Olen aina yhtä hämmästynyt kuullessani väitteen, että prosessit ovat kuivia. Eihän ole!

Sain kerran mukavaa palautetta eräältä työpajaani osallistuneelta henkilöltä: ”Heli oli niin innostunut aiheestaan, että sai jopa lähtökohtaisesti kuivan prosessiasian vaikuttamaan mielenkiintoiselta.” Olin todella ylpeä! Kaiken lisäksi tämä tapahtui Yhdysvalloissa ja heillähän esiintymiseen tunnetusti panostetaan päiväkotitaaperoista lähtien. Esiintymistaidoissani on varmasti paljon petrattavaa, mutta olin iloinen siitä, että innostukseni oli helppo huomata esiintymisjännityksen ja ehkä jonkin sortin jetlaginkin läpi. Otin palautteesta opikseni, ja olen sen jälkeen antanut innostukseni näkyä. Olen prosessinörtti ja ylpeä siitä!

Viime aikoina olen ollut huolissani siitä, onko prosessiajattelu jotenkin vanhanaikaista. Niin 90-lukua. Parasta ennen. Olenko juuttunut vanhoihin kaavoihin? Onko minulla työkalupakissani vain yksi työkalu, vasara, ja sen vuoksi kaikki ongelmat joihin törmään, vaikuttavat nauloilta? Olisiko minun aika opetella jotain uutta, innostua jostain uudesta asiasta?

Pinnalla on digitaalinen transformaatio, palvelumuotoilu, ketterät menetelmät, teollinen internet, uuden ajan analytiikka… En ole milloinkaan kuullut näissä yhteyksissä korostettavan liiketoimintaprosessien määrittelyn tärkeyttä, vaikka organisaation eri siilojen yhteisten liiketoimintaprosessien ymmärtäminen on tärkeämpää kuin koskaan:

  • Digitaalinen transformaatio on pohjimmiltaan prosessien automatisointia ja kehittämistä tekniikan avulla;
  • Jokainen digitaalinen palvelu pitää muotoilla, mutta lisäksi se tarvitsee taakseen operatiivisen mallin ja prosessin, jolla palvelu tuotetaan;
  • Ketterät menetelmät vaativat onnistuakseen jonkinlaisen korkeamman tason käsityksen ratkaisusta (SAFe:n termein solution intent) ennen kuin iteratiivinen kehitys voidaan aloittaa. Korkean tason konsepti voidaan esittää prosessimallin avulla ja varmistaa pitkäjänteinen kehitys;
  • Teollinen internet perustuu yksittäisten laitteiden tuottaman datan keräämisen ja sen hyödyntämisen prosessiin;
  • Uuden ajan analytiikka ja kasvavat datamäärät sekä aiheeseen liittyvä lainsäädäntö asettavat prosesseille uusia kehityspaineita: organisaatioiden on tiedettävä mitä asiakastietoja käsitellään, mihin niitä käytetään ja taattava tietosuoja sanktioiden uhalla.

Kun aloitin konsultin urani, muistan kun eräs suuresti arvostamani kollega sanoi, että näissä hommissa ei juurikaan keksitä uusia asioita, vaan samat vanhat perusasiat tulevat aina uudestaan pinnalle uusilla nimillä. Silloin tietenkin vain nyökyttelin asiasta sen tarkemmin tietämättä. Nyt taidan tietää mitä hän tarkoitti. Olisikohan nyt aika keksiä joku vetävämpi termi prosessien määrittelemiselle? Auttaisiko se asiaa?
Sivuhuomautus: Viime vuosina on kohistu kyvykkyysmalleista (capability mapping, component business modelling), joka oli melko hyvä yritys syrjäyttää prosessit uudella terminologialla; tästä aiheesta luvassa blogikirjoitus myöhemmin.

Totta on, että prosessien mallintamisen, toteuttamisen ja johtamisen on muututtava aikaan sopiviksi. Tietoa on saatavilla paljon enemmän kuin aiemmin, asiakkaiden vaatimukset ovat kasvaneet ja kasvavat koko ajan ja ketteryyden vaatimukset koskettavat kaikkea toimintaa; ei pelkästään IT-järjestelmien toteutusta. Kaikki nämä tekijät vaikuttavat myös liiketoimintaprosesseihin:

  • Prosessit eivät saa olla kiveen hakattuja totuuksia, vaan niitä on pystyttävä muuttamaan jatkuvasti – tämä asettaa huimia vaatimuksia myös prosesseja tukeville IT-järjestelmille ja prosessien taustalla olevalle tiedolle;
  • Prosessien täytyy tukea erilaisia asiakaspolkuja ja vastata erilaisten asiakkaiden yksilöllisiin tarpeisiin, eikä pakottaa asiakkaita tiettyyn kaavaan;
  • Prosessien toimintakykyä on pystyttävä seuraamaan reaaliaikaisesti ja reagoimaan tuloksiin ketterästi.

Miten ylläolevat vaatimukset prosesseille toteutetaan, onkin ihan uusi haaste. Tarvitaan vähän uudenlainen vasara. Täältä Talent Baselta olen löytänyt kollegoita, jotka jakavat prosessi-innostukseni. Tulemme tämän vuoden aikana kertomaan tulevien kirjoitusten sarjassa, miten järkevää ja modernia prosessityötä tehdään vuonna 2017.

En väitä, että prosessiosaaminen yksistään veisi yrityksen vuorenvarmasti menestykseen. Se ei ole oikotie onneen. Mutta perusedellytys se on.

MIT:n edesmenneen, legendaarisen professorin Dr. Michael Hammerin sanoin:
“Without [taking a process perspective of business], business improvement efforts amount to rearranging deck chairs on the Titanic.”
Michael Hammer & James Champy, Reengineering The Corporation


Heli Syväoja

Kirjoittaja on Talent Basen senior konsultti ja Operatiiset toimintamallit -palvelualueen vetäjä, joka näkee prosesseja ja operatiivisia toimintamalleja kaikkialla ja on parhaimmillaan saadessaan kehittää niitä ketterästi.

Katso profiilini

Pidätkö lukemastasi? Tilaa blogitekstimme meiliisi.