‹ Blogit

15.7.2016 20.08

Miten aloittaa digitalisoiminen?

  • Digitaaliset palvelut

Mikä tahansa asia tai ilmiö on osa ajankuvaa viimeistään silloin, kun se kirjataan hallitusohjelmaan. Digitalisaatioon ladataan paljon merkityksiä ja iso nippu odotuksia. Mutta mistä me puhumme, kun puhumme digitalisaatiosta?

Digitointi ja digitalisaatio

Heti alkuun on eroteltava ne, jotka puhuvat digitoimisesta. Se on digitalisaation lähtökohta, mutta ei vielä takaa kuin olemassa olevan tiedon muuntamisen binäärimuotoon. Musiikkibisnes tulee mieleen ensimmäisenä. Äänitteet digitoitiin, LP-levy muuttui CD:ksi, mutta liiketoimintamalli säilyi entisellään. Artisti sävelsi, levy-yhtiö tuotti ja jakeli, levykauppa myi ja asiakas osti konkreettisen tuotteen. Digitalisaation tekivät muut toimijat. Samalla he mullistivat koko liiketoiminnan. Esimerkkeinä digitaalista tuotetta myyvä Apple iTunes ja suoratoistoa tarjoava Spotify.

Digitalisaatiolle on monta määritelmää ja tulkintaa. Yleiskäsitteenä digitalisaatio tarkoittaa prosessien ja palveluiden muuntamista sähköiseen muotoon, mutta ennen kaikkea uusien palvelu- ja liiketoimintamallien ulottamista kaikkialle kansalaisten arkeen.

Digitalisaatiolle on monta määritelmää ja tulkintaa. Yleiskäsitteenä digitalisaatio tarkoittaa prosessien ja palveluiden muuntamista sähköiseen muotoon, mutta ennen kaikkea uusien palvelu- ja liiketoimintamallien ulottamista kaikkialle kansalaisten arkeen.

Puhetta bisneksestä

Yritysjohtajat liittävät digitalisaation lähinnä uusiin bisnesmahdollisuuksiin. Suurista voitoista ei vielä haaveilla ja tulokulma on varovaisen tunnusteleva. Esineiden Internet saa puheissa painoarvoa. Harva nostaa digitalisaation osaksi päivittäisten rutiinien ja prosessien parantamista. Todennäköisesti tämä on silti yritysten agendalla, mutta julkisesti on parempi luoda kuva kiiltävästä ulkokuoresta ja tehokkaista prosesseista.

Digitaalisten palveluiden tekijöille ja niitä sujuvasti käyttäville digitalisaatio ei sinänsä merkitse mitään. Se ei ole vaihtoehto tai uusi tapa toimia vaan ainoa ymmärrettävä malli. Siksi Slushin veteraanit ja muut diginatiivit eivät erityisemmin korosta, että tämä tai tuo uusi tuote perustuu digitalisaatioon.

Julkisten palveluiden digitalisointi

Sen sijaan julkinen valta määrittää digitalisaation täsmällisemmin. Digitalisaatio tarkoittaa toimintatapojen uudistamista, yksinkertaistamista ja uusien digitaalisten teknologioiden käyttöönottoa. Tavoitteena on julkisten palveluiden digitalisointi, digitaalisen liiketoiminnan kasvuympäristön rakentaminen, turhien säädösten purku, kokeilukulttuurin käyttöönotto sekä johtamisen ja toimeenpanon parantaminen. ”Käytännössä digitalisaatio tuo kansalaiset ja yritykset julkisten palveluiden kehityksen keskiöön.” (VM 2016)

Tavoitteista ensimmäinen, palveluiden digitalisointi, on helpoimmin ymmärrettävä ja käytännössä toteutettava. Siihen kun ei liity poliittisia intohimoja, vastakkaisia näkemyksiä tai muuta ulkopuolista painolastia. Tässä mielessä Valtiokonttorin selvitys on kiehtovaa luettavaa. Loppuraporttia varten haastateltiin 48 virastoa ja saatiin 1024 kehitysehdotusta. Huolella tehdyssä raportissa esitellään nykyinen tilanne, määritellään painopistealueet ja luetellaan kehittämiskohteet, joiden digitalisoiminen voi alkaa periaatteessa heti.

Tiesittekö, että käräjäoikeuksien sähköpostijärjestelmä on ikivanha Lotus Notes, jonka yhteensopimattomuus estää muun muassa kalenterivaraukset talon ulkopuolelta? Tai että tällä hetkellä ulosotossa 650 henkilöä selvittää asiakkaiden perustietoja, kuten varallisuutta, tuloja ja velkoja? Tekemistä on paljon ja vaikutukset mittavia. Esimerkiksi Valtiokonttoriin saapuu vuosittain 200 000 korvaushakemuksiin liittyvää asiakirjaa. Niistä suurin osa on paperisia.

Selvitä nykyinen tilanne

Valtiokonttorin valitsema menetelmä vaikuttaa hyvältä. Kokemukseni mukaan avainhenkilöiden haastattelu on tehokas tapa selvittää nykytila ja määritellä digitalisoinnin tarpeet ja mahdollisuudet. Näiden pohjalta valitaan sopivat kehityskohteet.

Yleensä selvitykseen tarvitaan ulkopuolista asiantuntemusta, sillä yritys tai yhteisö ei välttämättä näe riittävän lähelle ja osaa kysyä oikeita kysymyksiä. Vakiintunutta toimintatapaa tai hyväksi koettua työkalua voi olla hankala kyseenalaistaa. Vielä vaikeampaa on astua sen kuuluisan laatikon ulkopuolelle ja löytää uusia näkökulmia liiketoimintaan.

Lausuntojen ja selvitysten mukaan suomalaiset yritykset ja yhteisöt ovat havahtuneet digitalisaation uhkaan ja ennen kaikkea mahdollisuuksiin. Silti se nähdään liian usein ensisijaisesti uutena teknologiana, vaikka monesti kyseessä on nykyisten toimintamallien virittäminen tehokkaampaan käyttöön.

Pidätkö lukemastasi? Tilaa blogitekstimme meiliisi.