‹ Blogit

9.8.2016 20.28

Miten saada todellinen muutos aikaan?

  • Digitaaliset palvelut
  • Menetelmät

Kaikessa liiketoiminnan kehittämisessä on eritysesti kyse ihmisten toiminnan muuttamisesta.

Kun haluamme kehittää myyntiä, pyrimme vaikuttamaan ihmisten toimintaan niin, että he tulisivat asiakkaiksemme tai ostaisivat meiltä enemmän. Kun suunnittelemme heille sähköisiä palveluita, mietimme tarkkaan niiden helppoutta, käytettävyyttä ja sitä, mitä lisäarvoa asiakas tuosta palvelusta voi saada.

Oletko kuullut tai kenties sanonut joskus itse omasta organisaatiostasi, että ”kyllä meillä on ollut moniakin kehitysprojekteja, mutta tuloksia ei ole näkynyt”?

Asiakkaille suunnatut järjestelmät ja palvelut mietitään huolella, etteivät ne vie liikaa aikaa tai toimi väärin. Mutta kun järjestelmiä ja palveluita kehitetään sisäisesti, unohdetaan usein tuo käyttäjien näkökulma. Uutta järjestelmää tai toimintamallia kehitetään erillisessä projektiorganisaatiossa, josta kerrotaan vain ylimmälle johdolle, mitä siellä tapahtuu. Kun tulee käyttöönoton aika, käyttäjät saavat lyhyen koulutuksen ja nipun ohjeita ja se siitä.

Yllättäen käyttäjät eivät innostu uudesta järjestelmästä, sen käyttöaste on vähäinen tai ihmisillä menee arvioitua enemmän aikaa sen käyttämiseen. Työn laatu kärsii ja työn kustannukset nousevat. Tai uusi huolella mietitty ja isolla rahalla suunniteltu toimintamalli ei muuta käytännön toimintaa. Vastaan tulee ongelmia, kun osa noudattaa uutta mallia, osa vanhaa ja jotkut kehittävät ihan oman toimintamallin. Kukaan ei enää tiedä mitä pitäisi tehdä. Mitä tapahtui?

Innovaatiokouluttaja, tohtori Bettina von Stamm esitti asian ytimekkäästi seminaarissa muutama viikko sitten: emme me ihmiset vastusta muutosta, vaan me vastustamme että meidät muutetaan.

Projektien muutoksenhallintakin usein hoidetaan samanlaisella toimintatavalla kuin koko projekti: erillään organisaation ”normaalista” toiminnasta. Entä jos kehittämistä ei ajateltaisiinkaan erillään vaan osana normaalia liiketoimintaa?

Kaikki liiketoiminta tarvitsee nykyään jatkuvaa kehittämistä. Tämän tarpeen kattamiseksi on kehitetty myös ketteriä menetelmiä, joiden periaatteisiin kuuluvat muun muassa ihmisten arvostaminen ja vuorovaikutus. Mutta ketteräkään kehittäminen auta jalkauttamaan muutoksia, jos kehitystoiminta tapahtuu erillisessä kuplassa, josta organisaation muut osat eivät ole tietoisia. Periaatteiden tulisi aina kattaa koko organisaatio, ei vain sen yhtä osaa.

Riippumatta siitä, kehitetäänkö liiketoimintaa perinteisillä projektimalleilla vai ketterillä menetelmillä, todellisten muutosten aikaansaamisen avuksi voi ottaa hyvin yksinkertaisia keinoja, joita tässä muutamia.

Edistä aktiivista tiedon jakamista kehitystyöstä läpi koko organisaation

Muodosta projektiorganisaatio tai kehitystiimit niin, että sen jäsenet ovat eri puolilta organisaatiosta, niitä tulevia käyttäjiäkin. Jäsenten tehtävänä ei ole vain tuoda omaa osaamistansa kehittämiseen vaan myös huolehtia vuorovaikutuksesta oman osastonsa tai tiimiinsä ja kehitystiimin välillä. Näin muillakin on mahdollisuus kuulla ja tulla kuuluksi kehitystiimin jäsenten kautta. Vuorovaikutuksen ei pidä tapahtua vain päällikkö- tai johtajatasoilla, vaan on erittäin tärkeää, että kaikki tasot ovat hyvin tietoisia siitä mitä kehitystyössä tapahtuu.

Auta ihmisiä kohtaamaan toisiansa

Tee kehitysprojekteja samoissa tiloissa kuin muutakin liiketoimintaa, mahdollisimman lähellä sitä. Vaikkakin kehitystiimi tarvitsee oman rauhallisen tilansa työllensä, niin fyysinen läheisyys mahdollistaa satunnaiset tapaamiset kahvinkeittimen luona tai lounaspöydässä. Tämä epävirallinen vuorovaikutus on tärkeä lähde ideoille ja tuntemusten jakamiselle. Tapaaminen projektissaan juuri innostavan oivalluksen saaneen henkilön kanssa voi levittää odotusta ja intoa niillekin, jotka eivät ole kehitystyössä mukana.

Kuuntele ja anna aikaa

Toimiva viestintä tarkoittaa sitä, että toisten näkemyksiä kuunnellaan. Järjestä koko organisaatiolle mahdollisuus kuulla kehitystyöstä, kysellä siitä ja esittää omia näkemyksiään. Kuuntele arvostavasti kaikki erilaiset mielipiteet ja ota ne huomioon. Anna ihmisille myös aikaa sopeutua muutoksiin. Kun uutta viedään käytäntöön, täytyy ihmisiä tukea uudessa tekemisessä niin kauan kuin on tarve. Toiset sopeutuvat nopeasti, toiset tarvitsevat apua pidempään. Tarvittavan tuen antaminen riittävän pitkään osoittaa arvostusta organisaation jokaista yksilöä kohtaan.


Taru Väre

Kirjoittaja on Talent Base Oy:n tiedonhallinnan senior konsultti ja Menetelmät -palvelualueen vetäjä. Hän on kiinnostunut liiketoimintalähtöisestä tiedon hyödyntämisestä, ja hänellä on vuosien kokemus erilaisista IT-hankkeista avaintiedonhallinnan (Master Data, MDM), tiedon laadun parantamisen ja raportoinnin kehittämisen osa-alueilla.

Katso profiilini

Pidätkö lukemastasi? Tilaa blogitekstimme meiliisi.