‹ Blogit

31.5.2018 12.43

Hyvä kehitysportfolio mahdollistaa strategian toteutumisen muuttuvassa ympäristössä

  • Lean agile

Portfolionhallinnan kehittäminen ja johtaminen on ajankohtainen ja tärkeä aihe monissa yrityksissä. Hyvin toimiva kehitysportfolion ohjaus tukee strategian toteutumista muuttuvassa ympäristössä ja mahdollistaa ketterän toiminnan skaalaamisen koko yrityksen laajuiseksi toiminnaksi. Mutta mistä tunnistaa, että yrityksen portfolionhallintaa pitää kehittää?

Portfolionhallinnan kehitystarpeen voi huomata kysymyksistä, joita organisaatiossa kysytään. Kysymykset kuten Miksi mitään ei valmistu? Mihin kaikki kehitysrahat menevät? Missä minun kehitysasiani menee? Mitä ne siellä kehityksessä oikein tekevät? ovat kaikki merkkejä siitä, että yrityksen portfolionhallinta ei ole riittävän selkeää ja avoimesti kommunikoitua ja tarvitsee muutosta.

Portfolio on linkki strategiasta todellisuuteen

Koko yrityksen kehitystoiminta kaikkine asioineen on osa portfolionhallintaa, ja kehitysportfolio täytyy pitää tasapainossa sekä strategiaa että operatiivista toimintaa tukevien asioiden suhteen. Kun arvioimme portfolion sisältöä, on syytä kysyä: Entä jos saamme toteutettua kaiken, mitä olemme nyt suunnitelleet? Ja jos saamme kaikki suunnitelmamme toteutettua, toteutuuko meidän strategiamme? Ovatko portfoliollamme olevat tekemiset oikeanlaisia?

Vaikka kaikki työt eivät tule portfoliosta, ovat ne silti osa portfolionhallintaa. Portfoliossa ei ole näkyvillä yksityiskohtaisesti kaikki tekeminen, vaan tiimeillä on lisäksi omalla listallaan näkymättömiin jääviä ”pieniä” töitä. Portfolionhallinnan näkökulmasta on kuitenkin tärkeää tietää, missä suhteessa tiimit tasapainottelevat portfoliosta tulevien töiden, tuotannon optimoinnin ja tuotannon tuen kanssa.

Kehitysportfolio ei siis ole vain lista asioita, vaan portfolionhallinta on jatkuvaa tekemisen suunnittelua ja tasapainotusta: Mitä teemme juuri nyt? Miten reagoimme muuttuneeseen ulkoiseen ympäristöön? Jotta muuttuvaan ympäristöön voidaan reagoida riittävän nopeasti, portfolionhallinnan pitää olla jatkuvaa ja sisältää toistuvaa keskustelua ja suunnittelua. Sopiva väli on esimerkiksi 1–4 viikkoa; pari kertaa vuodessa tapahtuva portfolion sisällön määrittely ei riitä.

portfolion hallinta

Portfolionhallinta vie kohti ketterää, responsiivista organisaatiota

Ketterän portfolionhallinnan merkitys korostuu silloin, kun toimintaympäristö on kompleksinen ja jatkuvassa muutoksessa. Portfolionhallinnalla on nimittäin keskeinen rooli ketterien ja responsiivisten toimintamallien saavuttamisessa, sillä se on yrityksen työkalu valintojen tekemiseen ja luokitteluun.

Portfolionhallinnassa päätetään, mihin tekemiseen panostetaan juuri nyt (to do -lista ja roadmap) ja toisaalta mitä ei tehdä (do not do now -lista).

Portfolionhallinta on yrityksen työkalu valintojen tekemiseen ja luokitteluun.

Portfolionhallinta on siis taitoa tehdä valintoja, jotta teemme ja saamme valmiiksi sellaisia asioita, joiden uskomme tuovan eniten hyötyä organisaatiolle. Kuten Peter F. Drucker sen sanoi: ”Mikään ei ole niin hyödytöntä kuin tehdä tehokkaasti asioita, joita ei pitäisi tehdä lainkaan.”

Kokemukseni mukaan portfolionhallinta on haastavinta ketteryyden skaalaamisessa, koska sitä ei voi ratkaista teknologian keinoin ja koska se liittyy kiinteästi yrityksen strategia- ja suunnitteluprosessiin sekä budjetointiin. Jotta portfolionhallinta voisi olla ketterää, kannattaa esimerkiksi budjetointi muuttaa ainakin kehitysportfolion osalta rullaavaksi. Älä siis kiinnitä kaikkea rahaa tekemisiin yli vuotta aiemmin, vaan tee päätöksiä rullaavasti seuraavan 3–6 kuukauden ajalle.

Suunnitteluprosessissa on puolestaan syytä varmistua siitä, että portfoliohallinnassa pystytään reagoimaan ulkoisiin muutoksiin. Esimerkiksi vuosisuunnittelussa koko seuraavalle vuodelle asetetut henkilökohtaiset tavoitteet voivat hankaloittaa portfoliomuutoksia kesken vuoden.

Toisaalta ketterä portfolionhallinta tarvitsee tukea yrityksen toimintamalleista (kuten päätösmekanismit, resursoinnin suunnittelu, hankinta sekä ketterä kehitys). Portfoliota ei voi johtaa irrallaan todellisuudesta, vaan siinä on otettava huomioon yrityksen realiteetit. Hyvin toimiessaan portfolionhallinta tukee näitä tiimitasolle vaikuttavia toimintamalleja, ja ne muodostuvat oleelliseksi osaksi portfolionhallintaa.

Portfoliota ei voi johtaa irrallaan todellisuudesta, vaan siinä on otettava huomioon yrityksen realiteetit.

portfolion hallinta

Laadukas portfolionhallinta helpottaa organisaation työkuorman hallintaa

Tutkimusten mukaan yrityksissä on usein liian paljon samanaikaista tekemistä, epäselviä tai ristiriitaisia prioriteetteja, tunnistamattomattomia riippuvuuksia sekä suunnittelematonta ja/tai huomioitta jäänyttä työtä (kuten teknistä velkaa). Ne kaikki ovat syitä, miksi organisaatio ei saa tehokkaasti asioita aikaan, mutta niihin voidaan vaikuttaa portfolionhallinnalla.

Portfolionhallinnan avulla voidaan tuoda selkeyttä prioriteetteihin ja tunnistaa jo aikaisessa vaiheessa tehtävät asiat, jotka ovat keskinäisessä riippuvuussuhteessa. Kuten aiemmin totesin, portfolionhallinta on taitoa tehdä valintoja ja on siten hyvä työkalu organisaation työkuorman hallintaan. Kun eri tahot tietävät yrityksen prioriteetit, työkuorma saadaan hallintaan ja asioita saadaan tehokkaammin valmiiksi saakka. Ainoastaan valmiiksi saatu työ voi tuottaa arvoa ja mahdollistaa arvokkaan palautteen saamisen.

Palautteen saaminen (feedback loop) on tärkeää myös portfolionhallinnan näkökulmasta. Ketterä portfolionhallinta mahdollistaa sen, että teemme lyhyellä syklillä päätöksiä ajantasaisella tiedolla. Kun jokin asia on saatu tuotantoon, se ei välttämättä ole vielä valmis. Jokainen kehitysasia perustuu johonkin hypoteesiin: Kun teemme asian x, se vaikuttaa tulokseen y. Vasta kun jokin asia on saatu asiakkaiden saataville, voimme todentaa hypoteesimme oikeellisuuden. Tämän palautteen perusteella pitää tehdä päätös, olemmeko tyytyväisiä tulokseen vai jatkammeko edelleen kehitystä. Mitä voimme saavuttaa jatkamalla edelleen saman asian kehitystä verrattuna niihin asioihin, joita emme vielä portfoliosta ole ottaneet työn alle?

Hyvin toimiva portfolionhallinta mahdollistaa ketterän organisaation

Portfolionhallinta on siis organisaation taitoa tehdä päätöksiä siitä, mitä asioita on tärkeää kehittää. Portfolionhallinta on keskeisessä asemassa ketterän ja responsiivisen organisaation luomisessa, mutta tarvitsee tuekseen keskeisiä yrityksen toimintamalleja, kuten rullaavan budjetoinnin. Jatkuvana prosessina portfolionhallinta ottaa huomioon yrityksen kaiken kehityksen ja toimii keskeisenä linkkinä strategian ja kehitystiimien välillä. Portfolionhallinta auttaa yritystä hallitsemaan samanaikaisen työn määrää, prioriteetteja sekä tehtävien asioiden keskinäisiä riippuvuuksia. Hyvin toimiva portfolionhallinta helpottaa asioiden valmiiksi saamista ja on iso askel kohti ketterää organisaatiota.

Portfolionhallinta oli pääteemana vuotuisessa Talent Talk -keskustelutilaisuudessamme 15.5.2018. Tapahtumassa toimi alustajana Mirette Kangas Yleltä ja keskustelua fasilitoi Reni Waegelein, Talent Basen Head of Lean Transformation, joka kirjoitti tämän artikkelin tilaisuudessa sanotun pohjalta.

Tarvitsetko apua oman portfolionhallintasi kehittämiseksi? Ota meihin yhteyttä tästä ja keskustellaan lisää aiheesta.


Kirjoittaja on pitkän linjan tietohallintojohtaja sekä strateginen ja analyyttinen kehittäjä 20 vuoden kokemuksella. Hänen työfilosofiassaan ihmiset tulevat ennen teknologiaa. Ajattelutapaa hän vie käytäntöön Talent Basen Head of Lean Transformationin roolissa ja asiakkaidemme digikehittämisen muutoshankkeissa strategioiden suunnittelusta niiden toteutukseen.

Katso profiilini

Pidätkö lukemastasi? Tilaa blogitekstimme meiliisi.