Onko operatiivinen prosessisi kuin käyttämättä jäänyt kuntosaliohjelma?

Rutiinit tekevät onnelliseksi myös työelämässä.

Sana prosessi on tuttu kaikille. Usein sen kuulee lausuttavan pahoittelevalla tai puolustelevalla äänensävyllä: “meidän prosessimme ei kyllä tue tätä” tai “tämä meni ihan meidän prosessiemme mukaan”. Prosessista ei siis välttämättä tule mieleen mitään positiivista. Kuitenkin edellä mainitut esimerkit paljastavat, että ilman prosesseja asiat eivät suju.

Sanalla rutiini on vieläkin ikävämpi klangi. Rutiineja sisältävät toimenkuvat tuskin ovat kaikkein halutuimpia, mutta samaan aikaan self help -kirjallisuudessa vannotaan rutiinien nimiin. Niiden sanotaan olevan paitsi avain onnelliseen elämään myös tehokkuuteen.

Kollegani Asko Relas pohdiskeli taannoin kirjoituksessaan, onko lean agile -transformaatio yrityksille laihdutuskuuri eikä todellinen elämäntapamuutos. Jatkan samalla linjalla ja väitän, että prosessit – ja ennen kaikkea prosessikehitys – ovat vähän kuin personal trainerilta innosta puhkuen tilattu kuntosaliohjelma.

Ohjelma saattaa olla paperilla toimiva, mutta jos motivaatio ei ole kohdallaan eikä kuntoilusta muodostu rutiinia, kuntosaliohjelman arvo on enemmän kuin kyseenalainen. Vain motivaatio ja rutiini vievät sinut salille silloinkin, kun ei huvittaisi. Ei siis ole kuntosaliohjelman vika, jos lihaksesi eivät vahvistu.

Älä tyydy toimimattomaan prosessiin

Jos prosessi ei toimi, älä mene takaisin piirustuspöydälle, vaan perehdy prosessin yksityiskohtiin. Mene tarkkailemaan ja oppimaan sinne, missä prosessia toteutetaan. Älä tyydy helppoihin ratkaisuihin, kuten “tarvitaan lisää resursseja”, vaan kaivele syitä prosessin toimimattomuuteen syvemmältä ja keskity seuraaviin seikkoihin:

• Palauta mieleesi prosessin tavoitteet. Jos tavoitteita ei ole, mieti ne kuntoon.
• Määritä prosessille mittarit. Hyviä mittareita voivat olla esimerkiksi läpimenon nopeuttaminen tai virheiden vähentäminen. Huono mittari ei myöskään ole työntekijöiden tyytyväisyys tilanteeseen ja työkaluihin.
• Tunnista vaikeat vaiheet ja ole rehellinen. Joskus kyseessä on prosessia isompi asia ja tarvitset sen ratkaisuun tukea. Yleensä nämä kohdat liittyvät päätöksentekoon ja epäselvyyksiin siitä, kenen sana on viimeinen.
• Mallinna prosessi rahaksi. Jos voit näyttää, että prosessin seisominen maksaa 1 000 euroa viikossa, kiinnostus prosessin kehittämiseen rutiiniksi todennäköisesti nousee toiselle tasolle.
• Katso myös prosessin ulkopuolelle. Kenen toisen tavoite ei toteudu, jos prosessi hidastelee? Esimerkiksi tehoton sisällönjulkaisuprosessi voi auttaa kilpailijaasi kaappaamaan hakukonenäkyvyyden, ja menetetty liikenne on suoraan kassasta pois!

Kuva: Flickr/Archives New Zealand, CC 2.0 -lisenssi

Prosessista rutiiniksi – miten rutiinit tehostavat toimintaa digitaalisuudessa?

Lifehackin julkaisema artikkeli listaa viisi syytä, miksi rutiinit tekevät meistä tehokkaampia, ja kertoo mielestäni samalla, mihin työelämän prosesseilla pitäisi tähdätä. Pohdin artikkelin viiden kohdan perusteella, miten rutiinien toimintaa tehostavaa vaikutusta voi soveltaa digitaalisuuteen, ja muistutan, että prosessia tulisi iteroida niin pitkään, että se muodostuu suorittajilleen rutiiniksi.

1. Rutiinit luovat tekemiseen rakennetta

Artikkelin mukaan rutiinin rakenne jakautuu kolmeen osaan: tiedät, mitä sinun pitää tehdä, miten sen teet, ja kolmanneksi voit raivata kalenteriisi aikaa sen tekemiselle.

Prosessista ei tule rutiinia, jos määritellään vain, mitä pitää tehdä. Prosessia tai sen osia ei myöskään voi optimoida tai automatisoida, jos ei tarkalleen tiedetä, miten asiat pitää tehdä. Jos yksityiskohdat jätetään määrittämättä, organisaatiot voivat vain haaveilla robotiikasta ja tekoälystä, jotka tekevät työt ihmisten sijaan.

Joskus voi tosin olla tilanne, ettei yksinkertaisesti vielä tiedetä, miten jokin asia pitää tai kannattaa tehdä. Näin on muun muassa silloin, kun järjestelmällä on suuri rooli siinä, miten asioita tehdään. Esimerkiksi hyvissä sisällönhallinnan järjestelmissä työnkulkuja on kehitetty vuosikausia. Niissä on näin ollen sisäänrakennettuna alan parhaita käytäntöjä, joita ei kannata itse lähteä muokkaamaan.

Toisinaan ensimmäisessä vaiheessa on siis hyvä jättää miten-vaihe yksityiskohtien osalta hiukan auki, testata muutama järjestelmä ja kasvattaa ymmärrystä yksityiskohdista.

Jos prosessin yksityiskohdat on lyöty lukkoon, voi olla, että niiden perusteella aletaan tarpeettomasti räätälöidä järjestelmiä. Toisaalta jos määritelmät ovat liian avoimia, voidaan päätyä järjestelmään, joka kyllä tekee mitä haluttiin, mutta ei miten haluttiin.

Mahdoton tilanne? Ei lainkaan. Pitää vain muistaa, ettei koskaan riitä, että mallintaa asiat paperilla, vaan niitä pitää myös testata oikeassa toimintaympäristössä. Omaksu siis Design Thinking myös prosessien kehittämisessä.

Omaksu Design Thinking myös prosessien kehittämisessä.

2. Rutiinit auttavat sulkemaan häiriöt ulkopuolelle

Jos prosessi on vain kaavio dokumenttikirjastossa, se ei edistä tarpeeksi prosessiin osallistuvien tekijöiden työrauhaa. On nimittäin inhimillistä, että joskus on helppoa vain reagoida järjestelmien ilmoituksiin, sähköposteihin ja palaveripyyntöihin sen sijaan, että keskittyisi tekemään jotain työläältä tuntuvaa ja keskittymistä vaativaa.

Jos prosessissa tapahtuu virheitä tai tietty vaihe tai koko prosessi jää toistuvasti suorittamatta, kannattaa miettiä, voiko tehtävien rutinoimista edesauttaa tehtävien kalenteroinnin avulla. Voidaanko prosessin tehtävät jakaa kiireellisiin ja ei-niin-kiireellisiin? Ja onko mahdollista aikatauluttaa prosessi niin, että ei-kiireiset tehtävät tehdään aina tiettynä päivänä, jolloin tekijöitä ei kuormiteta muilla tehtävillä ja palavereilla?

Kun prosessia noudatetaan näin kurinalaisesti, alkaa siitä tulla tekijälleen rutiini, joka helpottaa työtehtävään orientoitumista ja sen tekemistä. Esimerkiksi sisällöntuotannossa ja sisällönhallinnassa kannattaa määritellä julkaisukalenteri ja aikatauluttaa työvaiheet sen mukaisesti – ja ennen kaikkea järjestää työelämän muu arki suunnitelmaa kunnioittaen.

Kuva: Flickr/Kalle Gustafsson, CC 2.0 -lisenssi

3. Rutiinit helpottavat keskittymistä itse tekemiseen

Sähellys ja epäselvyydet kuormittavat ja niihin menevä energia on pois oikeasta työnteosta. Digitaalisen palvelun operatiivisen prosessin yhteydessä itse tekemiseen keskittymiseen auttavat esimerkiksi selkeät työnkulut ja työnkulkuihin sidotut vastuut.

Prosessista tulee rutiinia, kun tekijän ei tarvitse joka kerta miettiä, mitä tietoja seuraavassa vaiheessa tarvitaan, eikä tietää seuraavan vaiheen vastuullista nimeltä, vaan järjestelmä huolehtii näistä asioista. Tässä lomake, täytä tämä ja paina tästä, niin homma lähtee eteenpäin. Näin tekijä voi vaan keskittyä olennaiseen sen sijaan, että joutuisi esimerkiksi kaivamaan sähköposteista oikean ihmisen nimeä tai täydentämään puuttuvia tietoja jälkikäteen.

Mietitäänpä esimerkiksi uusia tietosuoja-asetuksen vaatimuksia. Jos sisältöjen joukossa on myös niitä, jotka vaativat juristin tarkempaa syyniä ennen julkaisua, on hyvä ennakoida ja rakentaa työnkulkuihin oma polku tämän tyyppiselle varmistamiselle.

Pelkkä prosessikaavio ei pysty viemään tekemistä näin rutiininomaiseksi, vaan prosessi pitää mallintaa aina työnkuluiksi järjestelmään saakka.

4. Rutiinit auttavat löytämään tekemisen rytmin

Monessa yrityksessä tietyt tapahtumat, jotka vaativat aktiviteetteja digitaalisissa kanavissa, on aikataulutettu hyvissä ajoin etukäteen. Tällaisia tapahtumia ovat esimerkiksi tuotelanseeraukset ja niihin liittyvät sisällöntuotannot.

Jos prosessit, joilla tuotelanseerauksia tuetaan digitaalisissa kanavissa, eivät ole rutinoituneita, menee aika säheltämiseen, ja se on aina pois työn laadusta. Ja sama sählääminen toistuu joka kerta samojen asioiden ympärillä. Se turhauttaa ja luo paineita.

Rutiineilla on siis mahdollista vaikuttaa myös olosuhteisiin, joissa työtä tehdään. Rutiinit todellakin tekevät ihmisen onnelliseksi. Myös töissä.

Rutiinit todellakin tekevät ihmisen onnelliseksi. Myös töissä.

5. Rutiini on kuin ohjelmoitu systeemi elävässä elämässä

Kun prosessi jalkautuu rutiiniksi, voi sieltä alkaa tunnistaa alueita, joita voi automatisoida. Jos järjestelmäuudistuksessa ei päästy eroon ihan kaikesta copy-pasteilusta, niin ehkä on mahdollista automatisoida siitä osa? Ehkä verkkosivulle menevästä tekstistä osataan poimia olennaiset avainsanat ja täyttää metatiedot valmiiksi?

Jos jokin osa prosessista todellakin menee automaattiohjauksella, ei ole mitään syytä kuormittaa ihmisiä tämän tyyppisellä työvaiheella.

Yhteenveto – tee ainakin nämä prosessien kehittämiseksi

Jos näyttää siltä, että yrityksesi prosessit ovat toimivia vain paperilla, yritä vaikuttaa toimintatapoihin prosessikehityshankkeissa:

• Varmista, että kehittäjä pääsevät seuraamaan miten prosessi oikeasti sujuu.
• Testaa, kuuntele käyttäjiä ja iteroi, kuten nykyisin muutenkin kehitystyössä on tapana tehdä.
• Jos on mahdollista ja siitä on hyötyä, kalenteroi tehtäviä työrauhan varmistamiseksi.
• Muista, että vain sujuva ja rutiininomainen työ on mahdollista automatisoida.
• Järjestelmiin saakka viedyt työnkulut varmistavat, että aika ei mene kontaktihenkilöiden etsimiseen, vaan oikeaan tekemiseen.