Strategiapalaverin kalvosulkeiset ovat päättymässä.
— Onko ymmärretty?
Ryhmän jäsenet nyökyttelevät tyytyväisinä. Kun kaikilla näytti olevan hyvä käsitys asiasta, kukaan ei arvannut tarkistaa käsittivätkö kaikki sen samalla tavalla.
Myöhemmin sama ryhmä kokoontuu hätäkokoukseen ihmettelemään, miksi yksinkertaisesta asiasta oli muodostunut monelle ylivoimainen ongelma.
— Mikä tässä nyt on niin vaikeaa?
Tiedonhallinnan tehtävissä kohdataan usein tilanteita, joissa viestijät viestivät huomaamattaan toistensa ohi. Pienissä yrityksissä keskeisillekään asioille ei välttämättä ole edes epävirallista määritelmää. Suurissa yrityksissä liiketoiminnan kannalta oleellisille käsitteille voi olla lukuisia erilaisia määritelmiä, osaksi ristiriitaisiakin.
Liiketoiminnan muuttuessa toimintaan liittyvät käsitteetkin muuttuvat. Jos esimerkiksi teollisuuden alihankkijana toimiva konepaja alkaa valmistaa omiakin tuotteita ja laventaa toimintaansa huolto- ja asennuspalveluihin, myös sen tuotteet ja asiakassuhteet muuttuvat: kaikkia tuotteita ei voi tehdä varastoon, palvelut vaativat aikatauluttamista ja asiakassuhteet muuttavat luonnettaan.
Yritysjärjestelyt, toimintamallien muutokset ja tietojärjestelmien kehittäminen tuovat yrityksen termistöön jatkuvasti uutta sisältöä yrityksen kullekin toiminnolle ominaista slangia hämmentämään. Liiketoiminnan tietomallia ja termistöä ylläpitämällä ehkäistään käsitteiden kalkkeutumista ja sujuvoitetaan kaikkea liiketoiminnan kehittämistä.
Tietomallin käsitteissä käytetään selväkielisiä ja vakiintuneita termejä, ei muotisanoja.
Esimerkiksi asuntoa tarkoittavan asian nimi on hyvä olla asunto, ei lukaali - vaikka markkinointiosastolla olisi juuri näin päätettykin.
Eri liiketoimintaprosesseissa tuotettavat ja käytettävät tiedot kartoitetaan ja kuvaillaan tietomallissa mahdollisimman selkeästi. Käsitteiden määritelmät kirjataan selväkielisesti ja yleispätevästi. Niihin on hyvä liittää esimerkkejä käyttötapauksista. Ominaisuudet mallinnetaan attribuutteina. Näitä ovat esimerkiksi asiakkuuden alkamispäivä ja asiakkuuden lajia osoittava sallittujen arvojen joukko. Kaikkein yleisimpiinkin käsitteisiin voi liittyä toimiala- tai yrityskohtaisia tarkenteita; esimerkiksi alihankintasopimusten lajia ja elinkaarta kuvaavia.
Koko liiketoiminnan kattava ja ajantasainen tietomalli on tiedonhallinnan kulmakivi. Se toimii arvokkaana lähdemateriaalina liiketoiminnan kehittämisessä, prosessien ja toimintamallien suunnittelussa, sovelluskehityksessä, viestinnässä, koulutuksessa, kansainvälistymisessä ja digitalisaatiossa.
Tietomallinnuksessa ja määritelmien muotoilussa tarvitaan monipuolista asiantuntemusta ja ilmaisuvoimaa. Mallinnustyö on yleensä ryhmätyötä. Mallia ja sanastoa luodaan ja päivitetään yrityksen eri toimintojen edustajien kanssa yhdessä. Oleellista on, että malli kuvaa liiketoiminnan käsitteitä suhteineen liiketoiminnan kielellä.
Tietomalli on tiedonhallinnan väline. Se ei kuvaa tietokantojen tai sovellusten rakenteita.
Hätäkokous jatkuu. Vähitellen ryhmän jäsenet käsittävät, että kaikesta ei olekaan yhteistä käsitystä.
— Tietääkö teistä kukaan paljonko meillä on asiakkaita?
— Ilmeisesti se riippuu siitä keneltä kysytään.
— Kuinka niin?
— No kun meillä tuo tiliosasto, markkinointi ja logistiikka näköjään kaikki katsovat tätä vähän eri kulmista…
Puhekielessä asioihin viitataan usein varsin väljästi. Esimerkiksi asiakkaalla saatetaan tilanteesta riippuen tarkoittaa jälleenmyyjää, palvelun käyttäjää, tuotteen ostanutta kuluttajaa, asiakkuutta tai jopa laskutustiliä.
Sisäisessä ja ulkoisessa viestinnässä, sopimuksissa sekä liiketoiminnan kehittämisessä käytetään jatkuvasti liiketoiminnan käsitteitä. Viestintä ja toiminta sujuvoituu, kun käsitteillä on selkeät nimet ja määritelmät.
Käsitteet määritelmineen, niiden väliset yhteydet ja käsitteitä tarkentavat tiedot voidaan dokumentoida ja havainnollistaa liiketoiminnan tietomallina. Huolella laadittu ajantasainen tietomalli on ketterä työkalu digitalisoituvan liiketoiminnan prosessien ja toimintamallien kehittämisessä. Onpa se kätevä apuväline viestinnässä ja perehdyttämisessäkin.
Kysy meiltä, miten tietomalli sujuvoittaa liiketoiminnan digitalisaatiota.
